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Protokolle der Eigentümerversammlung

Von: Frank Schroeder • Zuletzt aktualisiert: November 2017

Die Eigentümerversammlung ist die jährliche Versammlung aller Eigentümer der Eigentümergemeinschaft. Mit Erwerb einer Eigentumswohnung ist neben der Mitgliedschaft in der Eigentümergemeinschaft in der Regel auch das Stimmrecht auf dieser Sammlung verbunden. Die Versammlung wird aus zwei Gründen regelmäßig durchgeführt. Zum einen erstattet  der Verwalter der Immobilie den Eigentümer Bericht über seine Tätigkeit, also insbesondere über den Zustand des Gemeinschaftseigentums.

Zum anderen werden von den Eigentümern Maßnahmen beschlossen, die das Gemeinschaftseigentum betreffen. Wenn zum Beispiel um die Sanierung geht, werden in der Regel auch eine Sonderumlage beschlossen, um die Maßnahmen zu finanzieren. Dies wir ins Besondere dann notwendig, wenn die Mittel in der Instandhaltungsrücklage nicht ausreichend sind für die geplanten Maßnahmen.

In der Regel wird die Versammlung vom Hausverwalter organisiert und auch geleitet. Er ist dazu verpflichtet allen Mitglieder der Eigentümergemeinschaft eine schriftliche Einladung zu zuschicken. Teil dieses Schreibens ist die vorläufige Tagesordnung der Eigentümerversammlung. Oft finden sich hier auch schon die Beschlussvorlagen, der Vorhaben, über die während der Versammlung abgestimmt werden soll. Allerdings ist eine Änderung oder Ergänzung der Tagesordnung jederzeit, insbesondere durch die initiative der Eigentümer möglich.

Vom Gesetzgeber wird vorgeschrieben, dann von jeder Eigentümerversammlung ein Protokoll angefertigt werden muss. Darin müssen mindestens der Inhalt aller Beschlüsse und das jeweilige Abstimmungsergebnis dokumentiert werden. In der Praxis wird das Protokoll häufig durch den Verwalter oder durch einen der Mitarbeiter erstellt. Das fertige Protokoll muss dann von dem Vorsitzenden der Versammlung und einen Wohnungseigentümer unterschrieben werden. Wenn ein Verwaltungsbeirat vorhanden ist, muss der Beiratsvorsitzende ebenfalls unterschreiben.

Das Protokoll beinhaltet neben den Beschlussanträgen und den Abstimmungsergebnissen noch weitere Informationen. So wird unteranderem auch festgehalten, wo und wann die Versammlung stattgefunden hat. Neben der Benennung der für die Verwaltung erscheinenden Personen und den eventuell anwesenden Gästen, ist die Anzahl der vertretenen Stimmen eine wichtige Information. Abhängig von dieser Anzahl ist unter anderem ob die Versammlung überhaupt Beschlussfähig ist, also Entscheidungen im Namen der gesamten Eigentümergemeinschaft treffen kann. Als eine Faustregel gilt, dass bei einer Versammlung mindestens die Hälfte der Stimmen vertreten sein müssen. Dabei gilt, das sich Eigentümer durchaus auch von anderen Personen vertreten lassen können. Sollte die Beschlussfähigkeit bei einer Versammlung nicht geben sein, dann muss der Verwalter einen neuen Termin ansetzen. In einem solchen Fall gilt dann allerdings, dass die zweite Versammlung in jeden Fall Beschlussfähig ist, auch wenn die notwendige Anzahl der Stimmen nicht vertreten sein sollte. Auf diesem Umstand wird vom Verwalter dann auch explizit in der Einladung hingewiesen. So ist unter anderem auch gewährleistet, dass notwendige Maßnahmen von der Eigentümergemeinschaft begeschlossen werden können, auch wenn Mitglieder nicht an der Gemeinschaft teilnehmen.

Für einen potentiellen Käufer einer Eigentumswohnung sind die Protokolle eine wichtige Informationsquelle. Hier kann zum Beispiel festgestellt werden welche Instandhaltungsmaßnahmen bereits beschlossen wurden oder in der Zukunft noch geplant sind. Genauso können Hinweise auf bereits abgeschlossene Maßnahmen enthalten sein, die erste Rückschlüsse auf den Zustand des Gemeinschaftseigentums zu lassen. Darüberhinaus können die Protokolle einen ersten Eindruck zur Zusammensetzung und Gruppendynamik der Eigentümergemeinschaft geben. Neben Problemen und Streit innerhalb der Gemeinschaft kann das Protokoll auch einen ersten Eindruck von der Arbeit der Hausverwaltung liefern.

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